ASPECTOS GENERALES PARA LA COMUNICACIÓN

En caso de ser necesariotodos los documentos que se presenta pueden imprimise por ambas caras de la hoja.

                                                                 ZONAS

Zona 1: Espacio destinado para el membrete que incluye razon social, sila o aclónimo, logotipo en caso de tenerlo y el numero de identificación tributaria (NIT).

Zona 2. Espacio destinado para la imprecion de direccion, apartado, correo electronico, fax, telefono, lugar de origen y país.

Zona 3. Espacio superior derecho destinado a resgistro y radicacion del documento; es complementaria de la zona 1.

MARGENES. se recomienda las siguientes margenes:

• superior entre 3cm y 4cm
• inferior entre 2 cm y 3cm
• lateral izquierdo entre 3cm y 4cm
• lateral derecho entre 2cm y 3 cm.

Si el documento se va imprimir por ambas caras, se recomienda que los margenes sean simetricos a 3cm. Cuando se usa papel sin membrete se recomienda dejar un margen superior de entre 3 y 4cm, que corresponde al encabezado. asi mismo para el margen inferior se dejan entre 2cm y 3cm, desde el borde inferior de la hoja.

ESTILOS

Para efectos de la distribución  del contenido de la comunicación se tienen tres estilos como alternativas:

Bloque extremo, bloque y semi bloque.

Bloque extremo: Todas las lineas parten del margen izquierdo.

Bloque: las linias de codigo, lugar de origen, fecha de eleboracion, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito asi el margen derecho.

Semibloque: Consevando la distribución del estilo bloque, el primer renglon de cada parrafo tiene un asangría de 5 a diez espacios.

FUENTE

Se recomienda que toda comunicación se debe escribir en forma clara, agradable a la vista del lector. La fuente debe de ser homogenia, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresion, digitalización y microfilmación.

los tamaños que se recomiendan estan entre 10 y 12, se sugiere no utilizar negrilla.

ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

1. Codigo:
Se recomienda escrbirlo a 3cm o 4cm del borde superior, dejando de cero a una linea libre cuando el papel tiene logotipo o membrete.

2. Lugar de origen y fecha de alaboacion:
Estos datos van a una o dos interlineas libre del codigo y en forma completa en siguiente orden: nombre del lugar o origen, día, mes ( en miniscula) y año ( sin separlo con punto).

3. Datos del destinatario:
Apartir de del lugar de origen y la fecha de elaboracion, se recomienda dejar de 2 a 3 interlineas libres: denominación o titulo academico: se utiliza mayuscula inicial.
Nombre del destinatario: Se sugiere escribirlo con masyuscula fija; de preferencia se escribe los dos apellidos.
Cargo: Se aconceja escribirlo con mayuscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en  dos lineas.

4. Asunto:
Se escribe la palabra asunto, con mayuscula inicial  seguida de dos puntos sin negrita y sin subrrayar. Es aconcejabre expresarlo en un maximi de 4 palabras. Unicamente en caso de memorando se recomienda escribir la palabra asunto en mayuscula sostenida seguida de dos puntos.

5. Cuerpo del texto:
Es importante redactar en cuerpor del documento en forma clara, breve, directa, sencilla, y cortes.

6. Datos del remitente:
El nombre del remitente se debera escribir el mayuscula fija; de preferencia se escribe los dos apellidos.

7. Lineas especiales:
Se recomienda escribirlas con un tamaño menos que se haiga utilizado en el texto. Conresponde al redactor y transcriptor.

8. Anexos:
Se detallan al final de la comunicaion. La palabra anexo o anexos, segun sea el caso, se escribe con mayuscula inicial seguida de dos puntos; entre parentesis se relaciona el numero de hojas, folios, escritos de forma continua y separados por coma.

ELEMENTOS NECESARIOS EN LA OFICINA

Los siguientes elementos son muy necesarios en una oficina, y hacen parte primordial de las herramientas básicas.

• PERFORADORA: Permite perforar los documentos que se desean legajar.

• GRAPADORA: Sirve para colocar ganchos o grapas a grupos de documentos.

• GANCHOS LEGAJADORES: Sirven para asegurar los documentos perforados en una carpeta.

• SACAGANCHOS: Es utilizado para extraer los ganchos adheridos a los documentos.

• SELLO NORMAL: Sirve para estampar sobre un papel un gráfico o un texto.

• SELLO SECO: También llamado sello en relieve marca membretes o logotipos en el papel.

• PAPEL FORMA CONTINUA: Papel utilizado para la impresión en forma continua es decir que las hojas vienen pegadas unas con otras.

• IMPRESORA DE INYECCIÓN DE TINTA: Son impresoras que trabajan impregnando la tinta sobre el papel por lo general manejan cartuchos de tinta.

• IMPRESORA LÁSER: A diferencia de las de inyección de tinta estas utilizan un toner y un haz láser.Permitiendo impresiones de alta calidad a gran velocidad y bajo consumo.

• IMPRESORAS DE MATRIZ DE PUNTO: Es una impresora con una cabeza de impresión que se desplaza de izquierda a derecha sobre la página, imprimiendo por impacto sobre una cinta de tinta.

TIPOS DE CARPETAS

Las carpetas pueden ser de varias clases:

• CARPETA SIMPLE: Es el tipo de carpeta mas utilizado, donde se guarda en forma ordenada la correspondencia y demás documentos.

• CARPETAS COLGANTES: Tiene un doble soporte de plástico en la parte superior cuyo objetivo es permitir su colocación sobre las guías de un bastidor para su ordenación y movilidad.

• CARPETAS DE FUELLE : Se utilizan para guardar documentos y papeles en orden alfabético o numérico, antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo. 

• CARPETA ARCHIVADORA A-Z: Son carpetas de pastas bastante duras, dispone de dos fuertes ganchos de presión  para archivar los documentos.

• MARBETE: Pedazo de papel que identifica el contenido de la carpeta se coloca en la pestaña o lengüeta de la carpeta.

• LA GUÍA: Señala las divisiones del archivador, puede ser alfabética numérica o cronológica.

• BANDEJA DE SOBREMESA: Hacen parte del archivo activo.

• ARCHIVADORES Y CARRITOS PARA BANDEJAS MÓVILES: Hacen parte de los archivos semiactivos  y se utilizan exporadicamente. 

• ARMARIO SOBRE RIELES: Hacen parte del archivo pasivo se instalan en oficinas especiales y se consultan muy rara vez.

PROCESO DE UN DOCUMENTO

ARCHIVISTA

El lenguaje escrito permite registrar y transmitir experiencias a otras personas en el espacio y en el tiempo. De esta manera esta experiencia se convirtió en información registrable y transmitible.

La información le permite al ser humano aprender de otros, lo que hace posible encontrar diferencias y similitudes y esto crea el conocimiento.

Que seria de este mundo sin la información: un estudiando recibe y devuelve información todo el tiempo y su proceso desde la matricula hasta el grado queda registrado como información; a nivel comercial desde la creación del producto hasta llegar al usuario final queda registrada y clasificada toda la información.

Las organizaciones deben conservar la información que manejan por dos motivos:

• Toda organización debe mantener una memoria disponible de sus procesos. 
• es una exigencia legal casi en todos los países del mundo.

CONCEPTO DE DOCUMENTO

Un documento es cualquier material que de una u otra forma contiene información y es capaz de proporcionarla.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Podemos nombrar los siguientes tipos de documentos:

• Documentos Impresos

• Documentos Audiograbados 

• Documentos Viodegrabados

• Documentos Filmicos

• Documentos Digitalizados

La palabra archivo es entendida de dos maneras: la primera hace referencia al conjunto de documentos o documentación de una empresa, la segunda al local donde se almacena esos documentos.

La organización del archivo depende de como la empresa desea mover y conservar los documentos. De acuerdo a estos dos aspectos se puede realizar los archivos según dos criterios:

1. POR GRADO DE UTILIZACIÓN 
1.  ACTIVOS: Cuando los documentos son utilizados frecuentemente
2. SEMIACTIVOS: Sus documentos presiden de los archivos activos, reflejan operaciones recientes pero se consultan exporadicamente.
3. PASIVOS: Sus documentos proceden del archivo semiactivo, muy rara vez son solicitados pero deben conservarse.
2. POR GRADO DE AUTONOMÍA
1. CENTRALIZADOS: Es el archivo donde van a parar documentos de todos los departamentos de la empresa, se encuentra en un solo lugar y es manejado a través de un responsable que recibe y atiende  cada una de las solicitudes 
2. DESCENTRALIZADOS: Cada departamento, división y sección de la empresa tiene su propio archivo 

TERMINOS Y DEFINICIONES

Para los porpositos de esta materia aplicaremos los siguientes terminos y definiciones:

• Abreviatura: Representacion de una palabra o grupo de palabras obtenida por eliminacion de algunas letras y que siempre se cierra con un punto.
• Acrónimo: Vocablo conformado por letras iniciales y no iniciales de una razón social.ejemplo:CAFAM:Caja de Compensacion Familiar.
• Acta: documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
• Anexo: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar.
• Asunto: sintesis del contenido de la comunicación.
• Bibliografía: Relación alfabetica de puentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte fisico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.
• Certificado: Documento de caracter probatorio, publico o privado, que asegura la veracidad  y legalidad de un hecho o acto solemne.
• Circular: Comunicaión escrita de interes común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas.
• Codigo: Sistema convencional  que identifica el departamento el área o la sección que  produce dicho documento; antes llamado también numero, referencia o concecutivo.
• Constancia: Documento de caracter probatorio, que no requiere solemnidad.
• Convocatoria: Acuerdo de fecha, hora y lugar para una reunión.
• Despedida: Palbra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicaicón.
• Encabezado: Titulo de la comunicación que se realiza.
• Foliar: Acción de numerar las hojas.
• Folio: Una hoja.
• Glosario: Lista alfabetica de terminos con sus definiciones, necesarias para la comprención del documento.
• Informe: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad.
• Logotipo: Símbolo que identifica a una organización.
• Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
• Memorando: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
• Radicación: Procedimiento por el cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas,dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envio, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
• Redactor: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
• Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.
• Rúbrica: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe después de su nombre o titulo.
• Sigla: Abreviatura conformada por letras iniciales de cada palabra de una razón social.ejemplo: ONU: Organización de Naciones Unidas.
• Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar transcribir la comunicación.