ARCHIVISTA

El lenguaje escrito permite registrar y transmitir experiencias a otras personas en el espacio y en el tiempo. De esta manera esta experiencia se convirtió en información registrable y transmitible.

La información le permite al ser humano aprender de otros, lo que hace posible encontrar diferencias y similitudes y esto crea el conocimiento.

Que seria de este mundo sin la información: un estudiando recibe y devuelve información todo el tiempo y su proceso desde la matricula hasta el grado queda registrado como información; a nivel comercial desde la creación del producto hasta llegar al usuario final queda registrada y clasificada toda la información.

Las organizaciones deben conservar la información que manejan por dos motivos:

• Toda organización debe mantener una memoria disponible de sus procesos. 
• es una exigencia legal casi en todos los países del mundo.

CONCEPTO DE DOCUMENTO

Un documento es cualquier material que de una u otra forma contiene información y es capaz de proporcionarla.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Podemos nombrar los siguientes tipos de documentos:

• Documentos Impresos

• Documentos Audiograbados 

• Documentos Viodegrabados

• Documentos Filmicos

• Documentos Digitalizados

La palabra archivo es entendida de dos maneras: la primera hace referencia al conjunto de documentos o documentación de una empresa, la segunda al local donde se almacena esos documentos.

La organización del archivo depende de como la empresa desea mover y conservar los documentos. De acuerdo a estos dos aspectos se puede realizar los archivos según dos criterios:

1. POR GRADO DE UTILIZACIÓN 
1.  ACTIVOS: Cuando los documentos son utilizados frecuentemente
2. SEMIACTIVOS: Sus documentos presiden de los archivos activos, reflejan operaciones recientes pero se consultan exporadicamente.
3. PASIVOS: Sus documentos proceden del archivo semiactivo, muy rara vez son solicitados pero deben conservarse.
2. POR GRADO DE AUTONOMÍA
1. CENTRALIZADOS: Es el archivo donde van a parar documentos de todos los departamentos de la empresa, se encuentra en un solo lugar y es manejado a través de un responsable que recibe y atiende  cada una de las solicitudes 
2. DESCENTRALIZADOS: Cada departamento, división y sección de la empresa tiene su propio archivo