ARCHIVISTA

El lenguaje escrito permite registrar y transmitir experiencias a otras personas en el espacio y en el tiempo. De esta manera esta experiencia se convirtió en información registrable y transmitible.

La información le permite al ser humano aprender de otros, lo que hace posible encontrar diferencias y similitudes y esto crea el conocimiento.

Que seria de este mundo sin la información: un estudiando recibe y devuelve información todo el tiempo y su proceso desde la matricula hasta el grado queda registrado como información; a nivel comercial desde la creación del producto hasta llegar al usuario final queda registrada y clasificada toda la información.

Las organizaciones deben conservar la información que manejan por dos motivos:

• Toda organización debe mantener una memoria disponible de sus procesos. 
• es una exigencia legal casi en todos los países del mundo.

CONCEPTO DE DOCUMENTO

Un documento es cualquier material que de una u otra forma contiene información y es capaz de proporcionarla.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Podemos nombrar los siguientes tipos de documentos:

• Documentos Impresos

• Documentos Audiograbados 

• Documentos Viodegrabados

• Documentos Filmicos

• Documentos Digitalizados

La palabra archivo es entendida de dos maneras: la primera hace referencia al conjunto de documentos o documentación de una empresa, la segunda al local donde se almacena esos documentos.

La organización del archivo depende de como la empresa desea mover y conservar los documentos. De acuerdo a estos dos aspectos se puede realizar los archivos según dos criterios:

1. POR GRADO DE UTILIZACIÓN 
1.  ACTIVOS: Cuando los documentos son utilizados frecuentemente
2. SEMIACTIVOS: Sus documentos presiden de los archivos activos, reflejan operaciones recientes pero se consultan exporadicamente.
3. PASIVOS: Sus documentos proceden del archivo semiactivo, muy rara vez son solicitados pero deben conservarse.
2. POR GRADO DE AUTONOMÍA
1. CENTRALIZADOS: Es el archivo donde van a parar documentos de todos los departamentos de la empresa, se encuentra en un solo lugar y es manejado a través de un responsable que recibe y atiende  cada una de las solicitudes 
2. DESCENTRALIZADOS: Cada departamento, división y sección de la empresa tiene su propio archivo 

TERMINOS Y DEFINICIONES

Para los porpositos de esta materia aplicaremos los siguientes terminos y definiciones:

• Abreviatura: Representacion de una palabra o grupo de palabras obtenida por eliminacion de algunas letras y que siempre se cierra con un punto.
• Acrónimo: Vocablo conformado por letras iniciales y no iniciales de una razón social.ejemplo:CAFAM:Caja de Compensacion Familiar.
• Acta: documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
• Anexo: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar.
• Asunto: sintesis del contenido de la comunicación.
• Bibliografía: Relación alfabetica de puentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte fisico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.
• Certificado: Documento de caracter probatorio, publico o privado, que asegura la veracidad  y legalidad de un hecho o acto solemne.
• Circular: Comunicaión escrita de interes común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas.
• Codigo: Sistema convencional  que identifica el departamento el área o la sección que  produce dicho documento; antes llamado también numero, referencia o concecutivo.
• Constancia: Documento de caracter probatorio, que no requiere solemnidad.
• Convocatoria: Acuerdo de fecha, hora y lugar para una reunión.
• Despedida: Palbra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicaicón.
• Encabezado: Titulo de la comunicación que se realiza.
• Foliar: Acción de numerar las hojas.
• Folio: Una hoja.
• Glosario: Lista alfabetica de terminos con sus definiciones, necesarias para la comprención del documento.
• Informe: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad.
• Logotipo: Símbolo que identifica a una organización.
• Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
• Memorando: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
• Radicación: Procedimiento por el cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas,dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envio, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
• Redactor: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
• Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.
• Rúbrica: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe después de su nombre o titulo.
• Sigla: Abreviatura conformada por letras iniciales de cada palabra de una razón social.ejemplo: ONU: Organización de Naciones Unidas.
• Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar transcribir la comunicación.